Una gestione digitale dei documenti può contribuire in maniera rilevante a ridurre i costi in un ufficio. Secondo un recente studio realizzato dalla società di ricerca IDC un “ufficio paperless” può permettere a un’azienda di ottenere un risparmio che arriva fino al 30% impattando in maniera positiva anche sulle entrate, che possono registrare un incremento di circa il 36%. Numeri che fanno comprendere come puntare sull’efficienza e sull’uso intelligente delle risorse non sia un elemento accessorio per il business aziendale, ma costituisca una scelta che, oltre a portare benefici dal punto di vista ambientale, contribuisce in maniera concreta sulla gestione delle imprese.
Per cercare di accompagnare le aziende in questo percorso di efficienza e sostenibilità che predilige un approccio digitale e paperless, Nuance Communications, realtà specializzata nel settore delle innovazioni di intelligenza artificiale cognitiva e conversazionale che portano l’intelligenza nel lavoro e nella vita di tutti i giorni, ha stilato una lista di consigli pratici abbinati alle soluzioni della sua offerta di prodotti. “La vera rivoluzione che porta alla realizzazione di un ufficio paperless parte da scelte radicali finalizzate a implementare software di gestione di stampa intelligente e a rendere sempre più digitale la gestione dei documenti”, afferma in una nota Jeff Segarra, Senior Director of Product Marketing di Nuance Document Imaging Division.
Stampare sì, ma in modo smart
Il 20% dei documenti stampati in azienda, spiega in nota Nuance Communications, non vengono mai recuperati, per questo intervenire su questa voce cercando di ridurre al massimo gli sprechi risulta particolarmente interessante. In particolare, una mossa efficace è la scelta di soluzioni integrate in dispositivi multifunzione e di tecnologie innovative in grado di controllare e gestire i lavori di stampa e di acquisizione documentale. Con un software intelligente di gestione della stampa è possibile integrare i flussi di lavoro di stampa e digitalizzazione in una singola interfaccia nel dispositivo multifunzione.
Verso la digitalizzazione del workflow aziendale
La digitalizzazione ha come focus la gestione di grossi volumi di documenti nel modo più automatizzato e sicuro possibile. L’obiettivo è quello di ridurre l’esigenza del documento tradizionale, abbattendo l’impatto ambientale e i costi, oltre al tempo speso per l’archiviazione e la ricerca dei dati. Un ruolo chiave nel promuovere questo passaggio verso l’ufficio paperless è rivestito dai dispositivi digitali e dalla tecnologia cloud, soluzioni che stanno portando a un approccio caratterizzato dalla dematerializzazione dei documenti e dall’archiviazione digitale. Questo trend non solo porta vantaggi in termini di sostenibilità ambientale, ma anche di una maggiore produttività aziendale. Le soluzioni eCopy di Nuance – sottolinea l’azienda nella nota – “contribuiscono alla digitalizzazione dell’organizzazione in quanto utilizzano un sistema di scansione con cui la pagina cartacea viene elaborata da un software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che trasforma l’output analogico in un file digitale. Ne consegue che il documento ora elettronico può essere processato attraverso un sistema di gestione che consente un utilizzo, un’organizzazione e un’archiviazione più efficace ed efficiente, rendendolo accessibile a qualsiasi dispositivo attraverso piattaforme gestite localmente o in cloud dalle aziende”.
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